Foto Administrasi Perkantoran

Tugas Admin Perkantoran

Skill seorang Admin perkantoran adalah keterampilan yang terkait dengan pengorganisasian dan pengelolaan tempat kerja secara efektif. Pekerjaan ini berada dalam peran dukungan penting, menjadwalkan rapat, dan masih banyak lagi.

Profesi yang satu ini sering bekerja dengan eksekutif, manajer, dan rekan kerja lainnya untuk menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Apakah kamu memulai pencarian pekerjaan pertama kamu atau membuat perubahan karir.

Pemahaman yang kuat tentang keterampilan administrasi dapat membantumu unggul dalam peran pendukung. Berikut adalah 10 tugas Admin perkantoran yang harus kamu ketahui!

1. Membuat Agenda Kantor

Tugas Admin perkantoran yang pertama adalah membuat agenda kantor. Dimana hal tersebut merupakan tugas organisir yang sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Menyiapkan agenda kantor membutuhkan komunikasi yang baik. Untuk menunjang pekerjaan hal tersebut.

Contoh membuat agenda kantor ini seperti membuat meeting dengan klien, menyiapkan beberapa peralatan dan perlengkapan untuk meeting dengan klien, dan sebagainya.

2. Menyiapkan Surat Menyurat

Tugas selanjutnya yang dapat dilakukan oleh staff Admin perkantoran adalah menyiapkan surat menyurat. Biasanya menginput surat masuk serta membuat surat keluar.

Surat yang biasanya disiapkan oleh Admin perkantoran di antaranya seperti surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat penjualan dan beberapa surat lainya.

3. Mengelola Dokumen Perkantoran

Tugas Admin perkantoran yang penting selanjutnya adalah mengelola dokumen perkantoran. Contoh mengelola dokumen seperti mencatat laporan keuangan, membuat notulensi, menginput data tiap hari dan masih banyak lagi.

Mengelola dokumen perkantoran sangatlah penting karena dokumen merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan.

4. Melakukan Penginputan Data

Pekerjaan fundamental ataupun yang bersifat klerikal atau administratif ini adalah tugas seorang Admin perkantoran yang cukup fundamental.

Entry data atau bisa dikatakan sebagai penginputan data adalah proses perusahaan untuk mengelola data atau informasi yang diambil dalam bentuk formulir, non dokumen, ataupun via suara dimasukan ke dalam aset perusahaan dengan cara yang efektif dan efisien.

5. Melaksanakan Pengarsipan Data

Dilansir Russel Richardson, pengarsipan data sangat penting dilakukan agar perusahaan dapat mengorganisasi data tersebut lebih mudah dan agar dapat mengembangkan perusahaan tersebut lebih baik lagi.

Data yang masuk itu pastinya harus secure (aman) agar tidak bocor dilakukan SOP seperti pengarsipan data yang dilakukan oleh Admin perkantoran. Tugas Admin perkantoran yang satu ini cukup vital dan harus bisa menjadi kepercayaan oleh banyak konsumen.

6. Membuat Perekapan Data

Data yang sudah masuk pastinya akan dilakukan perekapan. Hasilnya adalah data tersebut dapat menjadi keperluan perusahaan. Pastikan data direkap dengan aman. Pasalnya perekapan data juga mudah untuk dikelola. Setelah hal tersebut, kamu dapat merekap data baik secara fisik maupun digital.

Hal ini bisa menjadi salah satu tugas Admin perkantoran yang paling sulit karena kamu harus menjaga kerahasian dari klien ataupun konsumen.

7. Menerima Panggilan Telepon

Skill komunikasi dari Admin perkantoran sangat diperlukan ketika menerima panggilan telepon dan melakukan panggilan untuk kepantingan perusahaan. Sebagai narahubung dengan pekerja maupun manager, pekerjaan ini pastinya harus memiliki skills Customer Service yang baik untuk menunjang pekerjaan tersebut.

8. Menyiapkan Akomodasi Perkantoran

Biasanya tugas Admin perkantoran yang lainnya adalah menyiapkan beberapa hal yang pastinya berhubungan dengan penjadwalan serta organisasi dengan baik. Contohnya adalah seperti menyiapkan tiket perjalanan dinas, penjadwalan kegiatan dan meeting.

9. Membeli Perlengkapan dan Peralatan Kantor

Barang yang keluar masuk dari perusahaan pastinya harus diketahui oleh Admin perkantoran. Pasalnya Admin akan melakukan notulensi agar hal tersebut bisa menjadi laporan. Walau terlihat menyepelekan. Namun, hal tersebut sangat penting untuk dilakukan agar perusahaan lebih tertib dan teratur.

10. Membuat Laporan Secara Berkala

Laporan yang dibuat secara berkala adalah salah satu hal yang paling penting untuk diketahui oleh para manajer dan supervisor.

Pasalnya hal tersebut bisa menjadi salah satu pembanding untuk mengetahui kegiatan ataupun pekerjaan apa yang perlu untuk dikembangkan. Laporan ini bisa dibuat per hari, per bulan, per kuartal, dan per tahun. Agar perusahaan juga mengetahui pekerjaan atau aktivitas apa saja yang dilakukan.

Dilaksanakan oleh Semua Pihak

Pekerjaan kantor bisa dilakukan semua pihak dalam organisasi atau perusahaan, mulai dari pimpinan sampai dengan karyawan yang paling rendah jabatannya secara terstruktur.

Staff Administrasi

Prospek kedua yaitu sebagai seorang staff administrasi. Tugas Administrasi Perkantoran yang dijalankan ini meliputi tugas-tugas administrasi kantor yang mendukung operasional perusahaan supaya berjalan dengan baik dan lancar.

Prospek kerja berikutnya ialah menjadi staff personalia. Payroll, database, presensi, pinjaman, hingga pencatatan cuti karyawan merupakan tugas Administrasi Perkantoran seorang staff personalia.

Manajemen Administrasi Perkantoran (Edisi Revisi) (2018) karya Ida Nuraida

Buku yang ditulis oleh Ida Nuraida ini menyajikan berbagai informasi yang diperlukan untuk pengelolaan administrasi kantor. Buku ini ditulis untuk dipergunakan di perguruan tinggi pada Program Diploma dan perguruan tinggi yang memiliki jurusan Administrasi.

#BelajarLebihMudah untuk Menjadi Admin Perkantoran dengan Kelas.com

Di tahun 2023 ini, peran seorang Admin Perkantoran akan semakin vital dengan dukungan kemajuan teknologi, maka tentu akan membawa suatu perusahaan ke arah efisiensi dan efektifitas. Kamu bisa langsung belajar untuk menjadi seorang Admin perkantoran untuk memiliki kualifikasi lengkap.

Bersama Kelas.com kamu akan banyak mendapatkan insight seputar administrasi perkantoran dari mentor terbaik. Mulai dari mengetahui dasar-dasar administrasi, pengarsipan dokumen, sistem administrasi perkantoran, hingga tips dan trik untuk menjadi Admin profesional.

Jadi, tunggu apa lagi? Ambil kelasnya dan raih karir Admin profesionalmu sekarang juga!

Bersifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas, apa artinya? Semua pelaksanaan tugas kantor bisa dilakukan di mana saja, tak harus di dalam gedung sebagai acuannya.

Arti Sempit Administrasi Perkantoran

Pengertian administrasi perkantoran ini bisa dikatakan sempit apabila penekanan pada profesi tersebut masih meliputi dunia tata usaha yang lebih melibatkan urusan kepegawaian, tata pelaksanaan, dan pelayanan. Tugas seorang Admin perkantoran yang satu ini memang cukup andil untuk menunjang pelayanan dari suatu perusahaan dan organisasi itu sendiri.

Ambil Pendidikan Lanjut yang Relevan

Seringkali, banyak perusahaan menginginkan posisi administrasi perkantoran diisi oleh seseorang dengan latar belakang pendidikan yang relevan, seperti bisnis, manajemen, atau administrasi publik. Hal ini karena perusahaan menilai posisi ini sebagai pekerjaan yang krusial dan potensial.

Kendati demikian, meski tidak semua posisi administrasi perkantoran memerlukan gelar sarjana, memiliki kualifikasi yang mumpuni dalam bidang administrasi tentu saja dapat meningkatkan peluang kamu untuk mendapatkan pekerjaan.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Setiap admin kantor memiliki tugas dalam merencanakan kerja untuk pengawas pegawai, pegawai dan meminta adanya pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau peralatan kantor yang sudah ada.

Nah, ruang lingkup admin kantor adalah sebagai berikut:

Beberapa kegiatan kantor yang termasuk ke dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah perencanaan perkantoran, pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, serta pengawasan perkantoran.